Saviez-vous que plus de 82 % des entreprises ont choisi d’externaliser au moins une fonction de leur structure ? La plupart du temps, il s’agit du secrétariat ou de l’accueil téléphonique. Répondre aux appels à votre place, gérer vos rendez-vous, organiser votre agenda, telles sont les principales missions d’un service externalisé de permanence téléphonique.
Non seulement votre accueil téléphonique est une vitrine pour votre entreprise (c’est la première image qu’ont les interlocuteurs de votre activité !), mais il est également une aide précieuse pour ne manquer aucun appel de votre patientèle ou de vos clients. Avec un cahier des charges précis rassemblant vos consignes, votre télésecrétariat peut s’adapter à toutes les conditions, de façon ponctuelle ou durable. Et cela est d’autant plus appréciable lors d’une période exceptionnelle de crise sanitaire et économique comme celle que nous traversons.
Externaliser sa permanence téléphonique en temps de crise sanitaire, un choix stratégique ?
Professionnels du secteur médical et du secteur paramédical, l’exercice de votre mission a perduré au prix d’efforts et d’inventivité, sans commune mesure. La réactivité d’une permanence téléphonique médicale doit vous permettre de déléguer au moins une partie de cette surcharge administrative.
Quant aux entrepreneurs, quelle que soit votre profession, les clients sont précieux pour relancer l’activité pendant et après une crise économique et sanitaire. Il serait regrettable de les perdre parce que vous manquez de temps pour leur répondre au téléphone !
L’externalisation représente la solution la plus pertinente pour une entreprise qui souhaite continuer à se développer malgré la situation actuelle. Elle permet de participer au maintien de l’activité, mais également de rebondir plus facilement à la sortie de la crise. La relation-client reste privilégiée.
Le contact humain est essentiel pendant une pandémie
D’après Doctolib, les médecins généralistes ont perdu plus de 44 % de rendez-vous, au début de la pandémie. Les patients avaient peur de déranger les praticiens ou d’être contaminés en se déplaçant au cabinet. C’est compréhensible, un service automatisé de prise de rendez-vous ne peut pas répondre à toutes les questions ni rassurer les personnes, en leur offrant une véritable écoute. Les gens ne venaient plus en consultation du tout.
Ajoutons à cela le fait que les troubles psychiatriques ont augmenté de façon inquiétante avec la déferlante du COVID-19[PD1] . Certains symptômes se sont aggravés car les patients ne voulaient pas prendre le risque de se déplacer pour faire renouveler leur traitement ou parce que la pandémie les a démultipliés : troubles bipolaires, schizophrénie, dépression… D’autres symptômes sont apparus, en relation directe avec la situation générale : anxiété, insomnie… Mais tous concernent des personnes qui pourraient, dans un premier temps, être rassurées au téléphone, ne serait-ce que pour leur proposer un rendez-vous en urgence, voire une téléconsultation lorsque c’est possible.
Un télésecrétariat médical prend le temps d’expliquer les consignes aux patients avant qu’ils se rendent au cabinet, comme une assistante médicale sur site : ne pas arriver en avance pour ne pas encombrer la salle d’attente et respecter les jauges d’occupation des locaux, porter un masque, ne pas se déplacer en cas de fièvre ou de symptômes évocateurs d’une éventuelle contamination, ne pas venir accompagné… Mais elle indique également les précautions qui sont mises en œuvre au sein de la structure pour la sécurité sanitaire de tous : nettoyage et désinfection des surfaces, gel hydroalcoolique à disposition, limitation du nombre de patients présents sur place simultanément…
En outre, un niveau d’anxiété collective déjà élevée ne peut être qu’amplifié par un accueil téléphonique défaillant. Plus un patient doit attendre qu’on lui réponde au téléphone, plus il y a de risques qu’il raccroche et que l’appel soit perdu. Et un patient qui n’est pas pris en charge est un patient qui peut se trouver dans la détresse.
En fonction de vos consignes, votre secrétariat externalisé peut conseiller une téléconsultation lorsqu’elle semble plus appropriée, en fonction des symptômes ou de la gravité du motif, par exemple. Et il n’y a rien de mieux qu’un contact téléphonique pour en juger.
Votre emploi du temps est bouleversé par la crise sanitaire
Depuis plus d’un an, le planning des praticiens de santé est bousculé. Les journées de travail sont rallongées par le nettoyage exceptionnel du cabinet, parfois entre chaque patient. C’est autant de temps qui ne pourra pas être consacré à votre cœur de métier. Avec de telles contraintes, il est hors de question de perdre davantage de temps à répondre aux appels téléphoniques, aux messages, à fixer les rendez-vous…
Quant aux délais d’attente chez certains spécialistes, il n’en est que plus long :
- consultations,
- désinfection des locaux,
- application des consignes sanitaires,
- accueil téléphonique,
- gestion d’agenda…
Les tâches supplémentaires liées à la pandémie obligent certains médecins à diviser par 2 le nombre de consultations dans une journée !
Une permanence téléphonique médicale externalisée vous permet de libérer du temps en cas de débordement, et, malgré la crise, continuer à prendre soin de votre patientèle sereinement, sans être dérangé par les appels entrants. C’est une solution flexible et agile pendant une situation qui évolue de jour en jour, une solution qui respecte vos contraintes et s’adapte aux changements, y compris lors des afflux exceptionnels à votre cabinet.
Vous devez relancer votre activité après une période de confinement
La crise sanitaire actuelle s’accompagne d’une instabilité financière mondiale inédite, avec des conséquences sociales et économiques désastreuses. Tous les professionnels, entreprises, cabinets médicaux et centres de bien-être ont été impactés. L’organisation propre à chaque structure a été bouleversée et les conditions de reprise sont incertaines pour tous : dates, restrictions…
Ainsi, après un déconfinement, votre cabinet peut être soudainement (presque du jour au lendemain !) assailli par les patients, alors que les obligations liées aux recommandations sanitaires sont toujours les mêmes (nettoyage, jauges…). Vous devez rester concentré sur votre cœur de métier et trouver des solutions concrètes et rapides à mettre en place pour sortir de cette situation, avec le moins de pertes possible.
C’est à ce moment qu’un standard externalisé peut vous aider à assurer votre permanence téléphonique, afin de vous décharger de cette tâche chronophage.
Qu’est-ce que l’externalisation (ou outsourcing) ?
L’externalisation d’un service désigne le transfert de tout ou partie des fonctions d’une organisation (entreprise ou administration) vers un partenaire externe spécialisé. Il s’agit très souvent de la sous-traitance des activités qui sont les moins productrices de revenus. Ainsi, l’outsourcing vous donne la possibilité de vous concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, la plupart du temps celles liées directement à votre cœur de métier.
Et pourtant, ces tâches moins « rentables » sont essentielles, voire vitales, pour la survie de l’entreprise. Comment imaginer un cabinet médical sans accueil téléphonique ? Comme je le disais plus haut, les plateformes d’automatisation de prise de rendez-vous sont pratiques, rapides et simples d’utilisation, mais une chose primordiale leur manque : le lien humain indispensable, surtout pour les métiers du bien-être et de la santé.
Ainsi, vous pouvez sous-traiter les tâches récurrentes, mais également les missions ponctuelles en cas de pic d’activité (lors de l’apparition d’une pandémie ou lors d’un déconfinement !). L’externalisation de votre standard téléphonique peut aussi être intéressante si vous ne disposez pas en interne des compétences nécessaires à un accueil de qualité et efficace, lors d’un débordement exceptionnel ou des congés annuels de votre secrétaire médicale sur site !
Externaliser son accueil téléphonique : les avantages
Que ce soit en période de crise ou en temps normal, l’externalisation permet aux membres de l’entreprise de se concentrer pleinement sur leur activité principale. En effet, la permanence téléphonique est un poste chronophage et, d’après une étude de l’Observatoire des Services Clients, le téléphone reste le canal de contact préféré des Français. C’est également la raison pour laquelle il est indispensable que l’accueil téléphonique de votre structure se trouve en France, car vous devez être absolument sûr que le vocabulaire employé par votre assistante indépendante est adapté à votre public.
La permanence téléphonique externalisée vous fait gagner du temps
Lorsqu’un médecin, dont le planning est généralement déjà surchargé, doit répondre lui-même au téléphone, organiser la prise de rendez-vous et gérer son agenda, c’est autant de temps qu’il ne passe pas auprès de ses patients. Sans assistante personnelle pour prendre en charge la permanence téléphonique et/ou ses tâches administratives, il est bien souvent obligé d’y consacrer ses soirées, après sa journée de travail…
De la même façon, quand il est en route vers l’hôpital ou au beau milieu de sa tournée de consultations à domicile, il ne peut pas répondre au téléphone. Votre assistante indépendante externalisée s’occupe de la réception de vos appels et de la prise de vos rdv à n’importe quel moment. En en cas d’absence, de surcharge ou de débordement !
En réalité, avoir recours à un secrétariat téléphonique à distance permet de rendre toutes les équipes plus disponibles, d’autant plus qu’une télé-secrétaire indépendante maîtrise son métier et l’effectue de manière plus méthodique que n’importe qui d’autre. Si vous confiez l’accueil téléphonique à l’un des membres de votre structure dont ce n’est pas la spécialité, il sera probablement moins productif, en plus de ne plus disposer de suffisamment de temps pour ses missions habituelles !
Avec une assistante indépendante, les coûts de fonctionnement baissent
D’après l’étude du CEGOS, la diminution du budget d’exploitation est la première raison (à 49 %) pour laquelle les entreprises ont recours à un accueil téléphonique externalisé. Effectivement, avec une assistante indépendante, vous n’êtes soumis à aucune charge liée à la gestion du personnel, puisque vous n’êtes pas obligé d’embaucher. Cela inclut également les frais fixes qui concernent l’espace et les équipements requis pour accueillir une assistante salariée.
En outre, faire appel à ces services est sans engagement. C’est d’autant plus précieux pendant une crise sanitaire comme celle du COVID-19, alors que de nombreux professionnels ne savent pas de quoi demain sera fait.
Une permanence téléphonique externalisée est facile à mettre en place
Vous craignez que la mise en place d’un Télé-secrétariat soit compliquée et vous fasse perdre ce temps que vous n’avez pas ?
Vous vous demandez comment externaliser votre accueil téléphonique ou si l’installation d’une permanence téléphonique médicale est compliquée ?
Rassurez-vous, ce type de système est très facile à mettre en œuvre ! Il suffit d’un simple transfert d’appel et votre assistante peut commencer à répondre à vos patients ou à vos clients, à noter vos messages, à gérer votre agenda et à vous faire suivre les appels de vos confrères, de vos fournisseurs et de vos partenaires, selon vos besoins.
L’externalisation vous assure souplesse, personnalisation et efficacité
Que la période soit exceptionnelle ou non, les fluctuations d’activité sont fréquentes dans une entreprise : saison, événements économiques… météo parfois ! Ces hausses et ces baisses peuvent être compliquées à gérer avec une permanence téléphonique classique. En l’externalisant, vous vous offrez la flexibilité d’une solution sur mesure et à votre image, ainsi qu’une facturation en fonction de votre chiffre d’affaire.
Vous pouvez transmettre à votre assistante des consignes très précises et nuancées, complètement modulables. Cela inclut, par exemple, les recommandations à donner au patient pour sa venue au cabinet (surtout pendant une pandémie !) ou la façon de traiter la prise de rendez-vous en fonction du motif (plus ou moins urgent, plus ou moins grave…). Et cela, personne ne peut le faire aussi bien qu’un être humain !
Quelle est la différence entre un centre d’appel et un secrétariat téléphonique indépendant ?
Ca y est. Vous êtes décidés à externaliser votre permanence téléphonique. Mais maintenant vous vous demandez : comment trouver le service de permanence qui vous conviendra le mieux ?
Sélectionner le tarif le plus bas ?
Méfiance, les tarifs à très bas prix proposés par les plateformes téléphoniques ne reflètent pas forcément la réalité ! Lors d’une tarification à l’appel, par exemple, ces dernières mettront en avant des appels facturés à des tarifs dérisoires. Ce qui n’est pas mentionné, est que le temps d’attente d’un patient peut être de plus de 10mn avant d’être mis en relation avec une standardiste ! Dans ce cas, la plupart du temps, il raccrochera, et rappellera. Et 2 appels vous seront facturés. Souvent plus, même si le patient manque de patience… A la fin du mois, votre facture sera donc bien plus élevée que si vous aviez fait appel à un secrétariat téléphonique externalisé géré par une assistante indépendante.
En effet, par exemple, Le Sourire en Permanence ne facture pas :
- les appels non répondus
- les appels de démarchage
- les rappels de patients qui auraient raccroché, puis rappelé à cause d’un réseau téléphonique de mauvaise qualité, par exemple
- les erreurs de numéros
- les appels raccrochés avant la conversation
Choisir une permanence téléphonique ouverte 24h/24 7j/7 ?
Encore une fois, attention. Avec une telle amplitude de plage horaire, il y a forcément de très nombreuses standardistes qui travaillent en relais, et toujours pour un prix dérisoire.
Avec ce genre de call-center, vous n’aurez donc certainement pas un service personnalisé et de qualité. Les appels doivent s’enchainer, et durer un minimum de temps pour que ce genre d’entreprise soit rentable.
Votre image ne doit pas souffrir de la qualité de l’accueil. Au contraire, votre cabinet doit être valorisé par une hôtesse d’accueil qualifiée. Une télésecrétaire indépendante professionnelle prendra le temps d’écouter attentivement les demandes, sera réactive et respectera vos consignes. La patientèle bénéficiera d’une écoute attentive et personnalisée. Pour le praticien, la gestion de la relation client sera facilité grâce à une analyse rapide en amont de ses besoins. Les appels urgents seront décrochés rapidement et traités comme une secrétaire médicale sur site. Votre agenda partagé sera géré en fonction de vos consignes, la prise de rdv optimisée en évitant les « trous » qui vous feraient perdre du temps.
Un service proposé par une assistante freelance, comme Le Sourire en Permanence, présente une grande amplitude horaire, largement suffisante pour offrir un service de qualité. Lorsque la permanence est fermée, la patientèle et la clientèle a la possibilité de laisser un message sur le répondeur personnalisé de votre cabinet, qui sera relevé et traité dès la ré ouverture. Les appelants seront recontactés, et vos rdv notés. Votre image sera valorisée par ce professionnalisme.
Pour tous renseignements ou demande de devis concernant la gestion de votre permanence téléphonique, veuillez trouver nos coordonnées en cliquant ici !
Le Sourire en Permanence 